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François Gabaut - Formateur Consultant en management - Institut François Bocquet Contenu et forme Le contenu d'une classe virtuelle ou FAD (Formation à Distance) se prépare comme une session en présentiel d'un point de vue pédagogique : définition des objectifs opérationnels et des objectifs pédagogiques, contenu, méthodes, outils, évaluation. Ce qui différencie une formation en présentiel d'une formation à distance, c'est l'outil car la classe virtuelle s'anime à distance. Chacun, formateur et participant a besoin d'un téléphone et d'un ordinateur. Il faut donc disposer d'un outil de communication adapté et d'une connexion. Le lieu importe peu, la formation peut s'animer et se suivre indifféremment du bureau ou de la maison. La durée d'une formation à distance peut aller jusqu'à 1h45 pour des raisons pratiques, car 4 x 1H45 = 7 heures soit la durée d'une journée d'une formation en présentiel. Ce format est plus pratique pour les entreprises et les organismes de formation. La formule permet de mieux s'organiser, 2 sessions le matin, 2 sessions l'après-midi. On peut donc avec plusieurs groupes, espacer les sessions d'une semaine pour laisser travailler les participants entre les sessions et ne pas surcharger les échanges car il est préférable de ne pas animer avec le même groupe plus d'une session de 1h45 par jour.
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Comment préparer son intervention ?
Au niveau pédagogique, il faut qu'une formation en présentiel respecte les objectifs, les contenus, les exercices, les jeux de rôles éventuels, les études de cas et une évaluation. Au niveau technique, il est nécessaire de choisir une plateforme qui le permette (comme Cisco Webex par exemple).
Afin de préparer son intervention, le formateur construit une présentation adaptable à un format court (1h45). Puis il télécharge sur l'outil les documents dont il va avoir besoin pour mener sa séquence pédagogique : document word ou excel, vidéos, questionnaires divers. Tout doit être prêt au moment de la connexion des participants. A l'heure dite, le formateur ouvre la session. Il n'a plus qu'à accueillir les participants.
Les participants ne sont pas toujours très familiarisés avec la formation à distance
Ce type de formation demande de la préparation aussi du côté des participants. Le formateur doit leur transmettre en amont un mode d'emploi, la procédure à suivre pour se préparer qui est la suivante :
• Informer les participants par mail des horaires de la session quelques jours avant.
• Dans le mail, joindre un lien qui permet de se connecter automatiquement (un logiciel peut-être téléchargé gratuitement pour le participant). • Donner la possibilité aux participants de faire un essai.
• Transmettre aux participants un numéro de téléphone à appeler au moment du démarrage de la session pour la connexion audio.
• 5 minutes avant l'heure de démarrage, les participants se connectent à la plateforme téléphonique et connectent leur ordinateur au serveur.
• Le formateur à ouvert la session et attend l'arrivée des participants. Il a déclenché la webcam et à téléchargé les documents de formation qui vont lui servir pour l'animation.
Comment démarrer une formation à distance ?
Le formateur accueille chaque participant qu'il voit apparaitre sur l'écran. Chacun note son nom et active sa webcam. Ainsi, les participants voient le formateur et peuvent se voir les uns les autres un peu comme en présentiel.
Les conditions de formation ressemblent à celles d'une salle de formation. Cette formule est pratique pour animer des formations sans que chacun n'ait à se déplacer. Dans une même session, on peut réunir des participants quelque soit l'endroit où ils se trouvent.
Le formateur déroule son programme comme en présentiel. Il met en ligne ses outils et chacun peut les voir sur son PC. On fait un tour de table, on montre ses diapos, on fait des exercices. On peut même réaliser des jeux de rôles. On peut écrire sur un tableau, prendre et donner "la main", montrer ses exercices et même correspondre entre formateur et participant sans que les autres ne le voient.
Comment faire en sorte que les participants ne décrochent pas ?
La difficulté avec la FAD, c'est le non verbal. L'outil permet de voir les participants mais les conditions ne sont pas tout à fait les mêmes qu'en présentiel. On perd en intensité de communication. Pour ne pas perdre les stagiaires, il faut bien mesurer le temps et c'est très intense pour le formateur, très fatiguant. Il faut varier les méthodes, faire participer, faire parler, utiliser le diaporama et le tableau blanc, gérer la parole pour faire taire les bavards et relancer les timides. Il faut créer une dynamique, limiter les participants à 5-6, pas davantage car plus il y a de monde, plus on peut rencontrer des risques de confusion, de brouhaha. Et il est nécessaire de bien maîtriser la technique.
Comment faire participer les apprenants et comment maintenir l’attention et la motivation malgré la distance ?
Garder le contact au maximum, par une présence orale. Poser des questions, interpeller les participants individuellement, avoir l'horloge sous les yeux. Les participants peuvent communiquer entre eux, chacun peut s'exprimer à n'importe quel moment. Les faire travailler comme en présentiel, aussi bien à l'oral qu'à l'écrit puisque l'outil permet d'échanger des documents.
La conclusion
Comme en présentiel, le formateur synthétise la fin de la séquence. Et si l'on doit se revoir plus tard pour une autre session, chaque participant peut s'engager à mettre en place un plan d'action pendant l'intersession. S'il s'agit de la dernière session du module de formation, le formateur transmet les documents de travail car l'outil permet d'envoyer ce que l'on veut aux participants. Chacun signe sur l'outil la feuille d'émargement et évalue la formation comme en présentiel.
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